Services Financiers des collectivités et des établissements publics, votre activité quotidienne évolue en continu, aussi bien d’un point de vue réglementaire qu’organisationnel. Votre environnement ne cesse de se transformer sous l’impulsion d’une forte capacité d’adaptation au changement devenue incontournable. De sorte à relever ces nombreux défis il s’agit d’opter pour les bons outils.

Afin de vous aider à vous poser les bonnes questions, Eksaé vous propose une checklist inédite. Vérifiez votre bonne anticipation des enjeux au travers de 5 points d’attention.

Maîtriser la dépense

Depuis plusieurs années, le secteur public subit des restrictions budgétaires substantielles. Les services financiers sont mis au défi de faire plus avec moins. Dans le cas des collectivités territoriales, la décentralisation appelle l’autonomie financière. Cependant les subventions accordées par l’Etat diminuent et toute la fonction publique est impactée, en particulier le domaine médico-social.

Pour pallier ces baisses de budget, les établissements publics et les collectivités doivent s’équiper d’outils puissants et innovants. Un logiciel de gestion tel qu’Eksaé Finances offre des gains mesurables de productivité. Intégrant des fonctionnalités performantes, des tableaux de bord graphiques et des processus automatisés, il vous apporte une visibilité budgétaire nouvelle pour une analyse plus précise. Il libère du temps à vos agents qui se concentrent alors sur leurs tâches à forte valeur ajoutée et voient leur efficacité dopée. Les contrôles budgétaires intégrés à l’application, les processus de gestion et de validation personnalisables, la dématérialisation 100 % intégrée et la totale traçabilité des opérations réalisées, vous permettent de disposer d’un outil performant. Ce pour votre direction financière mais également pour les correspondants financiers des services utilisateurs de crédits.

Rester en conformité avec les obligations réglementaires grâce une intégration continue de celles-ci

Le secteur public est soumis à un cadre légal en constante évolution :

• les collectivités avec le CFU (Compte Financier Unique) et la mise en place d’une nouvelle nomenclature M57,
• les établissements publics avec la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique).

Les organismes publics doivent continuellement s’adapter pour assurer la conformité de leurs productions comptables et budgétaires.

Conformité et évolutivité sont deux aspects clés dans le choix d’un logiciel financier. Un éditeur expert du secteur menant un travail de veille sociales et légale continue constitue le partenaire idéal. Pour aller encore plus loin et vous libérer des taches d’exploitation, faites le choix du cloud et libérez du temps pour l’essentiel. En optant pour une solution en SaaS votre éditeur se charge du paramétrage et vous assure fiabilité et sérénité.

Répondre aux exigences de transparence

Le gouvernement s’est fixé différents objectifs répertoriés dans le programme “Action publique 2022”. Ceux-ci visent à accélérer la transformation numérique du service public dans une quête d’optimisation de la qualité des services à la population proposés par les organismes publics. Dans cette démarche, la transparence est de mise. Via la publication des résultats de performance des collectivités et des établissements publics, une relation de confiance se tisse entre ces organisations et les usagers. Cette diffusion doit être publique et peut prendre deux formes : l’affichage physique et/ou les données numériques. Ce programme de “Transparence sur la qualité et l’efficacité des services publics” est en marche et a déjà été initié dans le département du Nord par la préfecture, plusieurs sous-préfectures, commissariats et gendarmeries.

L’open data permet d’atteindre efficacement ces objectifs. Ces données ouvertes sont accessibles à tous les usagers via une plateforme numérique. Ce procédé offre un accès illimité et une diffusion optimale à destination des usagers. Cela permet par exemple aux collectivités territoriales de publier leurs données sur des sites tels que data.gouv.fr et data.economie.gouv.fr.

Les solutions Eksaé en totale intégration avec les plateformes de l’état (Chorus, TotEM, Infocentre DGFIP) vous mettent à disposition des connecteurs intégrés afin de faciliter et d’automatiser les échanges en ligne d’informations.

Initier une politique de Responsabilité Sociétale vertueuse

Adopter une politique RSE s’avère bénéfique pour toute organisation et le secteur public ne fait pas exception à ce constat. Les organisations évoluent et la prise en compte des enjeux environnementaux, sociaux, économiques et éthiques dans leurs activités est de de plus en nécessaire.  La crise du Covid 19 n’a fait que renforcer les prises de conscience vers une consommation plus responsable. Aussi, sur un plan professionnel, on observe que les nouvelles générations aspirent à des pratiques alignées avec ces objectifs ainsi qu’à davantage de respect et de convivialité de la part de leur employeur. Les motivations de carrière ont changé, en 2019, 58 % des actifs affirmaient que la vision RSE d’une entreprise constitue un critère majeur dans leur choix de carrière (1).

Tant sur un plan réglementaire que compétitif, les organismes publics doivent redoubler d’efforts pour faire écho aux nouvelles valeurs impulsées par la RSE. Tendre vers la sobriété numérique, soit la démarche visant à réduire l’impact environnemental du numérique tout en tirant parti des bénéfices de la digitalisation, ouvre une voie vertueuse pour toutes les parties prenantes. Tourné vers l’avenir, le service public doit allier ses aspirations d’innovation et de modernisation à une approche responsable. Le choix d’un partenaire expert partageant cette vision est primordial pour atteindre cet objectif. Les équipes Eksaé s’engagent dès aujourd’hui et pour demain dans une politique RSE porteuse de valeurs fortes telles que la solidarité et le respect de l’environnement.

Sécuriser et faciliter le partage des données

Pour fonctionner avec efficacité, les services financiers des organisations publiques ont besoin de partager des informations, notamment dans le cadre de procédures de validation entre l’ordonnateur et le comptable. Ces échanges sont incontournables et consomment un temps important pour vos agents. Aussi, la fonction publique doit assurer la traçabilité de ces documents et leur conservation sur le long terme.

La dématérialisation, l’un des défis majeurs du secteur public, est la solution à cette déperdition d’énergie et à l’enjeu de traçabilité et de pérennité des informations. Facilitatrice des échanges, elle est vectrice de fluidité et de sécurité pour vos données. La digitalisation automatisée de vos documents en simplifie l’usage quotidien et leur archivage. Avec Eksaé Finances, accédez simplement à vos pièces justificatives via une bibliothèque numérique intuitive et accélérez vos processus de validation grâce à la signature électronique de documents.

Dès aujourd’hui et pour demain, les services financiers de la fonction publique doivent se tenir prêts pour mener à bien cette transformation numérique. Les organisations publiques gagnent à bien s’entourer en s’équipant sans attendre de logiciels cloud nouvelle génération, à la fois évolutifs, ergonomiques et puissants.

Eksaé, éditeur cloud français et spécialiste du service public a développé une solution novatrive pensée pour répondre à ces enjeux : Eksaé Finances.

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(1) Selon une enquête menée par l’ifop, l’institut d’études opinion et marketing en France et à l’international

En janvier 2016, les Etablissements Publics ont subi un changement majeur au sein de leurs organisations : la réforme GBCP.

Qu’est-ce que la GBCP ?

La « réforme GBCP » porte sur une révision en profondeur du cadre général qui structure la gestion budgétaire et comptable de l’État et de ses opérateurs. Elle concerne la remise en cause du décret de 1962 qui impliquait la séparation de l’ordonnateur et du comptable pour les établissements publics utilisant l’instruction comptable M9, la réforme s’applique donc à 700 Établissements Publics.

Elle repose sur le décret 2012-246 du 7 novembre 2012 relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique. Elle s’articule à travers plusieurs textes tels que le projet de référentiel du 21/08/2013 et « Référentiel définitif » du 06/12/2013.Le «  Dossier de prescriptions générales » du 31/12/2013 suppose qu’au 1er janvier 2013, les dispositions relatives à la modernisation des organisations, au contrôle interne et au pilotage des emplois et de la masse salariale, soit applicables. Depuis, a été publié le « Complément sur DPG » le 31/03/2014 et le « Cahiers DPG Complémentaires et évolutions des anciennes parutions » 10/04/2014.

C’est au 1er janvier 2016 que s’appliquent les dispositions ayant le plus lourd impact sur le cadre budgétaire et comptable des établissements.

La GBCP entraîne un bouleversement de l’organisation interne des finances des établissements publics (voir le premier bilan sous forme d’infographie)

Le passage du plan comptable budgétaire à la gestion en AE/CP

La comptabilité budgétaire va être refondue. Le plan comptable va être remplacé par une administration plus souple et globalisée du budget, à travers une gestion des engagements des dépenses faits par l’établissement public, et un enregistrement des crédits de paiements consommés. De ce fait, les blocages seront moins nombreux et la remontée d’information plus généralisée.

La gestion prévisionnelle du budget sera plus fine et fondé sur un ensemble d’alerte et d’indicateur qui aura pour but d’éviter une obstruction à la consommation des CP. L’introduction de la notion d’autorisation d’engagement permet de retracer de manière pluriannuelle les engagements pris sur l’ensemble des dépenses.

La pluri annualité est ainsi confirmée comme axe essentiel de préparation et d’exécution du budget, ce qui permet le croisement entre la stratégie exprimée dans le projet d’établissement et la programmation budgétaire. Ce changement de traitement du budget va impacter le rôle de l’ordonnateur.

Actuellement, l’ordonnateur prescrit l’exécution des dépenses et des recettes. Il est seul juge de l’opportunité d’une décision, il se fondait sur le plan de compte budgétaire. Avec la GBCP l’ordonnateur s’occupera de gérer la comptabilité des autorisations d’engagement et la comptabilité des autorisations d’emplois. Le contrôle se fera sur le plan opérationnel notamment avec la mise en place de l’autorisation de paiement au service fait.

Le mode de gestion va se faire de manière à enregistrer la destination et l’origine des fonds engagés, ce qui induit pour l’ordonnateur une planification plus certaine du budget.

D’un autre côté, le comptable exécute les ordres de l’ordonnateur en tant que payeur et caissier après vérification de leur régularité. Il a seul la charge de manier les fonds et de tenir les comptes.

La GBCP lui donnera le rôle de gérer la comptabilité des crédits de paiement et la comptabilité des recettes. Enfin, le contrôleur de gestion était auparavant chargé de suivre le plan comptable et de vérifier son bon fonctionnement et sa validité. La GBCP renforce son rôle, il sera en charge de la traçabilité des actions menées dans le logiciel de gestion. En parallèle, il conduira la comptabilité analytique en publiant des rapports et des tableaux permettant de retracer la répartition des fonds et des dépenses dans l’établissement.

Le but est de créer une collaboration plus étroite entre la construction et l’exécution du budget. Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez l’article « Le GBCP, une réelle aide au pilotage des établissements publics« ?

Les évolutions que le décret apporte par rapport à la LOLF

Dans le cadre de la LOLF, le budget n’est plus présenté par nature de dépenses (personnel, fonctionnement, investissement, intervention, etc.), mais par politiques publiques (sécurité, culture, santé, justice, etc.) désormais appelée missions. Le Parlement et le citoyen sont ainsi en mesure d’apprécier la totalité des moyens déployés pour mettre en oeuvre chaque politique de l’État.

La LOLF impliquait déjà une gestion du budget par programmes et action LOLF. Ils sont déterminés par l’État et définissent les obligations d’engagement à faire pour les établissements publics.

La LOLF permet donc retour vers l’État des actions budgétaires entreprises par les organismes publics. La GBCP oblige à faire figurer l’origine des recettes donnant une vision complète des flux financiers dans les actions de l’État.

En conclusion, la réforme de la GBCP va impliquer une refonte globale de la comptabilité des établissements publics, tant du point de vue de l’organisation interne des services et du circuit de validation que des rôles du comptable et de l’ordonnateur.

Ces changements se traduisent par l’apparition de nouveaux besoins fonctionnels auxquelles le logiciel Eksaé Suite Finances Etablissements Publics répond de manière exhaustive.