La Ville de Martigues a été l’une des premières collectivités à expérimenter la production de l’annexe verte du budget avec le logiciel de finances Eksaé.
Dans ce témoignage, Jérôme Fougerouse, Chef de projets métiers attaché à la DINSI (Direction des Innovations, du numérique et des Systèmes d’Information) et Jean-Marc Canton, Chargé de missions finances et infocentre attaché à la DSF (Direction des Services Financiers) partagent les enjeux de cette transformation, les solutions mises en œuvre, ainsi que les perspectives d’évolution pour répondre aux nouvelles obligations réglementaires liées à la cotation environnementale des dépenses publiques.
Un retour d’expérience concret sur l’intégration des critères environnementaux dans la gestion budgétaire locale et sur leur utilisation de l’outil Eksaé.
Mr Fougerouse, comment est organisée la Direction financière de la ville de Martigues?
Elle repose sur plusieurs services spécialisés :
- Études financières et infocentre
- Fiscalité locale
- Comptabilité financière, scindée en fonctionnement et investissement
- Recherche de financements
- Budget et contrôle de gestion, réparti en deux secteurs (budget et contrôle)
En complément, la Direction de la Commande Publique pilote la politique d’achat et les marchés publics.
Comment pilotez-vous la déconcentration et qu’avez-vous délégué aux agents ?
Nous avons principalement délégué la saisie des commandes et le rapprochement des factures aux services gestionnaires. Le mandatement reste le fait du service comptabilité financière et la préparation budgétaire est centralisée au sein du secteur Budget.
Avez-vous déconcentré la préparation budgétaire ?
Non, la préparation budgétaire reste centralisée et est entièrement pilotée par le secteur Budget de la Ville de Martigues.
Nous avons envisagé une déconcentration partielle, notamment pour la saisie des demandes de crédit dans le cadre des virements de crédits (VC). Cependant, l’outil « crédit en contrepartie » du module « Étapes budgétaires » ne permet pas encore de restreindre la saisie aux lignes budgétaires de chaque service gestionnaire. Cela ouvre la possibilité de virements interservices, ce que nous souhaitons éviter.
Ainsi, chaque année en juillet, le secteur Budget adresse une lettre de cadrage accompagnée d’une fiche navette et d’une fiche d’activité traduisant littéralement les lignes budgétaires aux services, afin de recueillir leurs propositions budgétaires. Ces retours font ensuite l’objet d’une analyse en septembre, suivie de réunions de cadrages et d’un arbitrage avec les élus et les directions. Les décisions budgétaires prises sont ensuite saisies dans le logiciel Eksaé.
Pour fluidifier ce processus, une solution interne a été développée : une requête BO basée sur l’univers Y2 Eksaé et associée à une application conçue par le service développement de la DINSI permet de reconstituer automatiquement le budget voté et de générer pour chaque service les fiches navettes au format tableur. Ainsi les demandes des gestionnaires et la saisie des enveloppes par le secteur budget en est grandement facilité.
La prévision de la masse salariale quant à elle repose sur l’outil de simulation intégré au module « Préparation Budgétaire », à partir du réalisé de l’exercice N-2.
Dématérialisez-vous les bons de commandes ?
Oui, la Ville de Martigues a entièrement dématérialisé la gestion des bons de commande, grâce à la mise en place de procédures métiers intégrées à la solution Eksaé.
Le circuit de validation est désormais 100 % numérique :
- Première validation par le chef de service ou le directeur, qui vérifie la conformité de la demande d’achat avec le budget disponible.
- Contrôle technique ensuite assuré par le service de la Commande Publique, garantissant la conformité des procédures d’achat, l’affectation correcte des familles et unités fonctionnelles, ainsi que le respect du Code des Marchés Publics.
- Validation comptable réalisée par le service de la Comptabilité Financière, qui contrôle les imputations budgétaires et la présence des pièces justificatives (devis, décisions, etc.).
Enfin, l’élu valide le bon de commande, qui est alors signé électroniquement et marqué du sceau de la Marianne. Cette validation déclenche automatiquement l’engagement correspondant dans le logiciel de gestion financière Eksaé. Le bon de commande est ensuite envoyé au fournisseur par mail via le module de dématérialisation.
Gérez-vous des opérations pluriannuelles ?
Actuellement, la Ville de Martigues ne met pas en œuvre la gestion budgétaire en Autorisations de Programme (AP) et Crédits de Paiement (CP), comme le préconise le référentiel M57. Plutôt que d’utiliser cette fonctionnalité, la collectivité s’appuie sur un Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI) pour planifier ses projets d’investissement par tranches annuelles et anticiper les dépenses sur le long terme.
La solution logicielle Eksaé Finance propose une fonctionnalité dédiée à la gestion des opérations pluriannuelles, mais celle-ci n’est pas utilisée par la ville pour l’instant. Le choix de ne pas l’appliquer réside dans l’absence de besoin immédiat pour ce type de gestion dans la configuration actuelle de la Ville de Martigues.
Comment remontez-vous les informations aux élus ?
La Direction des Services Financiers de la Ville de Martigues joue un rôle clé dans la communication des données financières aux élus ainsi qu’aux autres services de la collectivité. Pour ce faire, le service Études et Infocentre utilise l’univers BO fourni par Eksaé pour établir des rapports et états financiers détaillés. Ces documents sont à la fois destinés aux élus et aux agents de la collectivité.
Les maquettes budgétaires sont générées par le service Budget et Contrôle de Gestion (C.G.) à l’aide de TotEM, en s’appuyant sur les flux générés par le logiciel Eksaé. Ces maquettes sont la représentation fidèle et la formalisation officielle du budget saisie dans Eksae, elles sont fixes pour chaque stade budgétaire (Budget primitif, Compte administratif et Décision modificative). Elles assurent une transparence complète dans le processus de gestion budgétaire.
Ainsi, la communication des données financières est optimisée grâce à des outils de reporting puissants, garantissant une gestion efficace et une information fluide des parties prenantes.
Votre éditeur communique-t-il assez avec vous et les utilisateurs ?
Nous attendons évidemment beaucoup de la relation avec l’éditeur de notre SI finances. Et cela commence bien sûr par la communication. Depuis ma prise de fonction au sein de la DINSI en tant que Chef de Projets SI métiers en septembre 2023, j’ai pu constater une nette amélioration de la communication, eu égard au retour d’expérience de mon prédécesseur.
Eksaé a mis en place plusieurs canaux de communication pour assurer un suivi constant des besoins de ses utilisateurs :
- Des newsletters régulières qui couvrent l’actualité de l’entreprise et les évolutions réglementaires et fonctionnelles des solutions logicielles.
- Des visioconférences et ateliers permettant de présenter les nouvelles fonctionnalités et la feuille de route du logiciel.
- Un portail pour gérer les demandes de support technique et fonctionnel, permettant ainsi de répondre rapidement aux incidents et d’apporter des solutions adaptées.
Grâce à cette relation dynamique, les équipes de la Ville de Martigues bénéficient d’une assistance réactive et d’un accompagnement personnalisé pour répondre à leurs besoins spécifiques. Le temps de réponse pour la prise en charge des corrections logiciels peut parfois sembler longue mais ont toujours tendance à s’améliorer.
Vous adhérez au club utilisateur, qu’attendez-vous de cette association ?
C’est une nouveauté pour nous, nous sommes adhérents depuis septembre 2024. En tant qu’utilisateur quotidien des solutions d’Eksae, nous expérimentons parfois des bugs ou des fonctionnalités ne produisant pas tous les effets attendus ou encore des fonctionnalités absentes ou perdues lors d’une migration majeure par exemple.
Le club ACTU doit nous permettre d’échanger sur nos pratiques, de partager nos expériences et de faire remonter à l’éditeur d’une seul voix nos besoins, autant en termes de correctifs, que d’améliorations ou d’évolutions. C’est une manière de faire poids dans les décisions de l’éditeur quant aux évolutions techniques des solutions tout en garantissant la représentation des attentes de l’ensemble des adhérents.
Les adhérents ont accès à des avantages tel que des réductions sur le catalogue de formation d’Eksaé et sont informés de tous les échanges entre le club et Eksae. Ce que nous attendons maintenant, c’est de participer à notre premier groupe de travail Gestion Financière pour apporter notre point de vue concernant l’évolution de la solution GF, notamment pour l’interface pour la saisie et la production de l’annexe du budget vert pour le CA/CFU 2025. L’objectif est de pouvoir coter directement à partir de la saisie du bon de commande, une fonctionnalité très attendue par la collectivité.
M FOUGEROUSE, votre collectivité a travaillé sur l’annexe du budget vert avec Eksaé, quels sont pour vous les éléments nécessaires pour mettre en place ce type de budget ?
Pour réussir la mise en place de l’annexe du budget vert avec Eksaé, plusieurs conditions sont nécessaires. D’abord, un engagement politique fort est indispensable, tout comme la mobilisation de moyens humains formés à l’analyse des 6 axes du budget vert. Cela permet une cotation rigoureuse des dépenses et une imputation fine des mandats, facilitant ainsi leur traitement dans le cadre du budget environnemental.
Il est également crucial de disposer de solutions techniques performantes. Nous avions besoin d’un moteur de requêtes intégré au logiciel de gestion financière Eksaé, capable d’extraire rapidement les données dans un format proche de l’annexe réglementaire. L’objectif : pouvoir coter les dépenses directement dans l’outil et générer automatiquement l’annexe du budget vert.
En l’absence de développement spécifique à court terme, Eksaé nous a proposé une solution transitoire efficace : une structuration par axes de regroupement alignés sur les agrégats réglementaires, combinée à une requête d’export au format DGCL. Il ne restait plus qu’à effectuer la cotation et à reporter l’annexe dans TotEM. Cette solution, présentée lors des Journées Utilisateurs du Club ACTU en septembre 2024, a répondu à nos attentes et nous l’avons adoptée sans hésiter.
Mise en œuvre de l’annexe du budget vert : une démarche complexe pour les collectivités ?
La mise en place de l’annexe du budget vert au sein de notre collectivité, à la suite des annonces de juillet 2024 sur la nouvelle classification des dépenses budgétaires selon leur impact environnemental, a soulevé de nombreuses interrogations. Quel outil utiliser pour coter les dépenses ? Comment importer l’annexe dans TotEM ? Qui pilote la démarche environnementale au sein de la collectivité ? Et surtout, quel niveau d’implication attendre de chaque direction (DSGT, DEDD, DSF, Commande Publique) ?
Dans une grande collectivité, les missions étant souvent cloisonnées, la transversalité nécessaire à la cotation environnementale des dépenses complique l’organisation. Le technicien connaît le besoin, mais rarement l’impact environnemental. L’agent chargé du mandatement ignore la finalité de la dépense, et l’expert en transition écologique ne maîtrise pas forcément les données budgétaires associées. Résultat : difficile d’identifier qui doit effectuer la cotation environnementale.
Nous avons aussi été confrontés à un manque de temps pour assimiler les attendus réglementaires, malgré la qualité des ressources mises à disposition par la DGCL. Pour surmonter ces obstacles, nous avons fait appel, début 2025, à un cabinet de conseil spécialisé dans la mise en œuvre du budget vert. Grâce à son accompagnement et aux outils proposés par Eksaé, nous avons pu produire l’annexe réglementaire, coter les dépenses, et préparer la transmission de notre Compte Administratif 2024 via TotEM.
La politique d’achats publics est-elle amenée à évoluer avec la mise en œuvre de l’annexe du budget vert ?
Notre service de la Commande Publique avait déjà intégré des critères environnementaux dans les marchés publics bien avant l’obligation réglementaire liée à la production de l’annexe verte. Toutefois, il est encore prématuré d’évaluer précisément les impacts de cette nouvelle démarche sur l’ensemble de notre politique d’achats durables.
Pour le Compte Administratif 2024, l’annexe verte ne concernait qu’un seul des six axes définis. En 2025, il nous faudra couvrir l’ensemble de ces axes, ce qui représente une montée en charge significative. Cette évolution nous obligera à tirer les enseignements de cette première expérience et à engager une réflexion collective sur les adaptations à envisager dans nos procédures d’achats publics responsables.
Nous espérons également une évolution du logiciel de finances Eksaé, afin de faciliter la saisie des cotations environnementales et la génération automatique des annexes réglementaires attendues pour les comptes administratifs futurs.
Si les données ne sont pas corrigées, alors il y aura émission d’une DSN de substitution avec application de pénalités sans recours possible.